Personvernerklæring for Sandnes kommunale pensjonskasse

All vår behandling av personopplysninger skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverk, herunder GDPR og personopplysningsloven.

Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn og hvordan de samles inn, oppbevares og behandles. I tillegg beskrives hvilke rettigheter du har hvis personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Sandnes kommunale pensjonskasse er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som person, for eksempel navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, inntektsopplysninger og lignende.

Som ansatt i sandnes kommune har du både rett og plikt til å være medlem av en pensjonsordning. Personopplysninger er nødvendige for at pensjonskassen skal kunne oppfylle forpliktelser overfor deg som medlem av pensjonsordningen, informere deg om de tjenestene du mottar og rettighetene du har hos oss og gi deg god kundebehandling. Vi behandler også personopplysninger for å oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler pensjonskassen etter lovgivningen. I noen tilfeller vil vi også kunne behandle opplysninger knyttet til dine nærmeste familiemedlemmer. Som etterlatt vil vi behandle personopplysninger i forbindelse med etterlattepensjon.

Innhenting av personopplysninger

Pensjonskassen vil i mange tilfeller innhente personopplysningene direkte fra deg. Det gjelder for eksempel når du søker om pensjon. Du har ingen plikt til å gi disse opplysningene, men uten disse opplysningene kan vi ikke gjennomføre behandlingen av saken og du kan miste dine rettigheter.

Pensjonskassen innhenter også opplysninger fra andre, herunder:

  • Din arbeidsgiver for opplysninger om navn, adresse, lønn og stillingsstørrelse for å registrere og kontinuerlig oppdatere din pensjonsopptjening
  • NAV for folketrygdopplysninger for å samordne tjenestepensjonen med Folketrygden og for å simulere forventet pensjonsutbetaling dersom du ber om det
  • Andre pensjonsleverandører for opplysninger om pensjonsrettigheter du har opptjent hos disse, for å beregne din samlede pensjon korrekt
  • Dine behandlere for helseopplysninger etter skriftlig fullmakt fra deg for å vurdere søknad om uførepensjon
  • Skatteetaten for skatteopplysninger for å sikre korrekt skattetrekk og behandle etteroppgjør om du har AFP- eller uførepensjon.
  • Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysninger for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kommer frem til deg
Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er små datafiler som blir lagret på harddisken din. Dette gjør det lettere for deg å navigere og øker nettstedets brukervennlighet. Informasjonskapsler gjør det også lettere for oss å finne fram til de mest populære delene av vår nettside.

Informasjonskapsler kan også brukes for å finne ut om din datamaskin allerede har vært i kontakt med vår nettside. Informasjonskapselen blir bare identifisert på din datamaskin.

For bruk av videoer på våre nettsider benytter vi informasjonskapsler. Vi har en berettiget interesse i å sende deg materialet, jf. GDPR art 6 nr. 1 bokstav f. Vi anser de berettigede interesser å være at vi kan informere om relevant informasjon og vårt arbeid, som også har interesse for deg. Slik bruker google informasjon fra nettsteder som bruker tjenestene deres

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine? 

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.

Vi vil normalt oppbevare opplysningene så lenge dine rettigheter i pensjonsordningen består. I tillegg oppbevarer vi opplysninger for å beregne riktige premier, forsikringstekniske avsetninger og riktige fremtidige pensjonsytelser.

Utlevering av personopplysninger

Pensjonskassen utleverer personopplysninger til:

  • Din arbeidsgiver om forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysninger om pensjonsytelser, pensjoneringstidspunkt, opptjeningstid mv.
  • Andre pensjonsleverandører om navn, fødselsnummer, opptjeningstid, aldersgrense, og andre relevante opplysninger. Dette er for å sikre beregning av riktig pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgiver velger en annen tjenestepensjonsleverandør
  • Skatteetaten for å melde fra om pensjonsutbetalinger
  • NAV om opplysninger for å sikre korrekt beregning av din pensjon
  • Overføringsavtalens Sikringsordning får opplysninger om pensjonsrettigheter opparbeidet hos arbeidsgiver som opphører ved konkurs/akkord eller ved annet opphør, eller som ikke betaler premie ved forfall
  • Norsk Pensjon etter samtykke fra deg om opplysninger om dine pensjonsrettigheter, slik at du kan gå inn på Norsk Pensjons portal og finne en samlet oversikt over dine pensjonsrettigheter både hos oss, i NAV, private tjenestepensjonsordninger og etter individuelle avtaler
  • Trygderetten og domstolene dersom du anker over en avgjørelse som pensjonskassen har gjort om dine pensjonsrettigheter
  • Offentlig myndighet med rettslig pålegg / hjemmel for slik utlevering
  • Til privat tjenestepensjonsordning for korrekt premieberegning etter tjenestepensjonsloven kapittel 8
Databehandlere

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandører som vil kunne ha behov for opplysninger om deg. Disse omtales som databehandlere.

Våre underleverandører behandler dine opplysninger på vegne av pensjonskassen og vil ikke kunne bruke opplysningene for andre formål. Når vi deler opplysninger med våre underleverandører, regnes dette ikke som utlevering av personopplysninger, og denne delingen av opplysninger reguleres av databehandleravtaler. Våre underleverandører har taushetsplikt om opplysningene.

Pensjonskassen benytter gjennom våre leverandører også underleverandører som utvikler IT-løsninger utenfor EU/EØS. For å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger er det inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontrakter for databehandlere som behandler personopplysninger i tredjeland. Disse avtalene meldes til Datatilsynet.

Hvor langres dine personopplysninger? 

Personopplysninger som behandles av Sandnes kommunale pensjonskasse som behandlingsansvarlig lagres som hovedregel på servere i Norge og EU/EØS. I noen tilfeller overføres data til databehandlere som lagrer data utenfor EU/EØS, I slike tilfeller gjøres dette kun i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Taushetsplikt

Pensjonskassen har taushetsplikt om dine personopplysninger. Taushetsplikten innebærer at opplysninger ikke kan utleveres til andre med mindre du samtykker til det eller lovhjemmel opphever taushetsplikten.

Et samtykke skal være uttrykkelig, frivillig og informert, slik at du forstår hvilke opplysninger det gjelder og hvem opplysningene utleveres til. Personopplysninger kan ellers utleveres til offentlige myndigheter og andre utenforstående når dette følger av bestemmelser i lov.

Dine rettigheter – rett til innsyn, retting og sletting

Du har rett til å få informasjon om vår behandling personopplysninger. Videre har du rett til innsyn i opplysninger om deg, og du kan kreve disse rettet hvis de er uriktige eller ufullstendige. Opplysninger som er unødvendige kan du kreve å få slettet.

Dersom du ønsker nærmere informasjon om vår behandling av opplysninger om deg, bes du ta kontakt med pensjonskassen på pensjonskassen@sandnes.kommune.no. Da kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn. Begjæringer om innsyn må gis skriftlig. 

Sikkerhet

Pensjonskassen har iverksatt tiltak for å beskytte opplysningene dine mot uautorisert tilgang, bruk eller endring og ulovlig ødeleggelse. Pensjonskassen har begrenset tilgangen til opplysningene vi samler inn om deg.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at pensjonskassen behandler personopplysningene dine i strid med regelverket, så ber vi deg om å kontakte oss på pensjonskassen@sandnes.kommune.no. Du kan også klage til Datatilsynet; datatilsynet.no.

Endringer

Hvis vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden

Sandnes kommunale pensjonskasse

Rådhusgata 3
4306  SANDNES

Telefon: +47 51 33 54 91
E-post: pensjonskassen@sandnes.kommune.no